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黄金搭档用友U8 DRP系统实施案例

2008/11/23 9:02:49 中国学网 跟贴 条 网友投稿

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    都说北方人到上海工作不习惯,但是东北口音的朱永明,却在上海黄金搭档生物科技有限公司工作得得心应手,有条不紊。黄金搭档是中国规模最大、实力最强、网络最广的保健品企业之一,35家省级办事处,144家地级办事处、1000多家经销商,营销网络遍布整个中国。作为财务部部长助理,朱永明不是没有面对财务核算挠头的时候。但是,自从公司启用ERP系统后,他原来那种在一个时间只能了解世界一个小角落的痛苦,已经了无踪影。现在,朱永明常常套用“脑白金”的广告语来表达自己对ERP系统的感受:效果实实在在。

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  人力有限 技术上阵

  最初,黄金搭档生物科技公司只经营“脑白金”一种产品。那个时候产品单一,在对物流、财务、上下游订单对接等重要营销环节的管理上基本是直线管理模式,分销管理相对简单。但是,在公司推出“黄金搭档”、“黄金血康”等产品以后,营销由单一变为多元,管理立刻出现了复杂的状态。渠道监控、库存把握以及提高经销商忠诚度等课题,已成为燃眉之急。

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  “按不同人群不同配方的原则,黄金搭档一个产品就分成三类:儿童青少年类、女士类和中老年人类。这其中,各类产品又分为普通装、礼品装等系列包装款形,营销上的“精细管理”需求立刻体现出来,”朱永明说,“同时,公司的办事处数量和经销商也在不断增加。特别是经商销,很快超过了1000家。这么庞大的销售群体,哪家该发货,哪家该回款,货到了哪里,款回到了什么程度,都需要总部有一个快速、即时、准确的反应与处理机制。“敏捷经营”的需求也愈加明显起来。”

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  还不仅如此。上海黄金搭档生物科技有限公司采用的是“集中核算,异地经营”模式,核算中心设在上海,公司财务交由香港一家公司进行审计,要求非常严格。2003年,“脑白金”销售额市场占有率高达15.02%,比2002年的12.61%增长二成。“黄金搭档”2002年投放市场,2003年销售额比2002年增加了3.98倍,一举成为仅次于“脑白金”的中国保健品市场单品销售第二名(国家统计局数字)。这么快的销售增长,对黄金搭档公司的财务核算形成了严峻的考验。特别是,由于“脑白金”“和黄金搭档”两个产品的保健品和礼品属性,决定了它们的销售淡季和旺季区别明显。“有时候,旺季一个月销售的销售额是淡季的10倍,”朱永明介绍:“那是什么概念?而且就集中在几天,如果那几天物流出现问题,影响之大,可想而知”。在这种情况下,仅靠原始的人力操作方式,已经无法适应企业的发展。“业务激增,宣告了人力的有限性,必须以技术进步来解决问题。”公司开始考虑上马ERP,来解眼前燃眉之急,更解长期的发展之忧。

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  打造“GPS” 实现营销管理精确制导

  2004年10月,公司正式上马用友ERP-U8 DRP。这个系统,以物流系统为根本,以货、款、票作为基础,以订单为源头,用朱永明的话说,他所在的财务部门,首先尝到了这套分销系统的甜头。朱永明说:“这套系统,就像目前在空间科技上普遍使用的GPS(地理空间定位系统)一样,给我们的分销工作,带来了准确的定位信息。原来,手工操作一张货单、对账至少需要20到30个环节,并且很难保证准确;用上了ERP,把数据放到电脑里,自己看一遍,仓库发货之前看一遍,对方签收再看一遍,三遍就没有问题了。”

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  管理软件的应用,实现财务集中式和网络化管理。朱永明说:“销售旺季结束时,应收账款是很大的,有时可能是上亿元。虽然从管理的角度看,它们可能都是回来的。但从执行的角度看,从汇出到钱到账户,平均都得7天左右。这么大的数额,这么长的时间,在没有ERP系统之前,我们真是经常一头雾水。现在,有了这个‘GPS’,我们轻松多了。”

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  在物流控制方面,用友ERP也充分显示了其效率与精度,实现了对在途数据的远程处理、实时互动。

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  物流与财务一样,也存在一个“截止性”问题。截止到一个时点的时候,物流信息必须一清二楚,明白无误,这样才能进行无错误的物流盘点,从而为下一个时段的工作提供依据。没上ERP系统之前,有时会出现存货记录是几万件,但盘库时却发现只有几千件的情况。出现这种情况时,只能一笔单子、一笔单子地查对,最后发现在库房找不到的货,都在路上。况且公司除了总库,还有八个分库。这种人工难以监控的困境,在用友ERP系统的帮助下,已被实时、清晰的库存数据取代,不复存在。

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  黄金搭档感到,这套可以直接跟踪到经销商的ERP,其电子表格提供的动态跟踪数据,帮助工作人员减少了众多手工统计数据的环节,从而实现了事半功倍。同时,又使公司高管可以直接管理到营销网最底层,想控制到哪个环节就控制到哪个环节,从而做到指哪儿打哪儿,精确制导。

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  异地经营和扁平管理不再是难题

  应用ERP, 黄金搭档在管理上取得了明显变革:实现了事前控制,由记账报账改为对业务进行程的控制;实现了状态的实时查询,摆脱了频繁的人工查询;实现了不同口径的数据分析;实现了对最小单位交易的控制;实现了批次库存的全程跟踪和在途业务的跟踪。由此,公司达到了两大管理目标:解决了由于异地经营而带来的在途数据不一致的问题;同时,也改善了由扁平管理而带来的总部难以全面控制下层机构的困境。用友ERP帮助黄金搭档向“精细管理 敏捷经营”的公司管理目标迈出了重要的一步。

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  黄金搭档公司的中期目标是到2010年成为中国最令人尊敬的医药企业之一,长期目标是成为世界制药企业的巨人。用友ERP能在这个关键时刻为其“送健康,送祝福”,也堪称“黄金搭档”的黄金搭档。

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